Plannen; beheers de kunst met deze 20 tips!

plannen- kunst

Beheers de kunst van plannen met deze 20 tips!

Plannen, hoe doe je dat? Twaalf jonge frisse gezichten kijken mij met vragende ogen aan. Tegelijkertijd een beetje gespannen en quasi ongeïnteresseerd. Het was maandagochtend negen uur. Ik ga iets doen wat ik heel leuk en tegelijkertijd heel spannend vind. Lesgeven aan studenten van de HAN in Arnhem. Uit mijn comfortzone, vooral omdat het toch alweer een tijdje geleden is dat ik voor een groep stond. En dan niet even een praatje van 10 minuten maar een hele ochtend. Achteraf kan ik zeggen dat ik heb genoten van deze ochtend vol interactie.

Ondernemers in de dop.

Deze studenten hebben allemaal een bedrijf naast hun studie en hebben dus flink wat ballen in de lucht te houden. Reden te meer om met ze te praten over plannen. Want hoe doe je dat dan? Niet toevallig heb ik mijn workshop: Van Hoe dan Naar doen! dan getiteld. En dat plannen gaat iedereen natuurlijk gemakkelijk af want plannen doe je al je hele leven. De vraag is of je het in de gaten hebt. Er wordt nu gekeken met een verwarde blik.
Ik zal een voorbeeld noemen zeg ik: “Ik hoorde dat ik een gastles over plannen mag geven. Wat gebeurt er dan? Ik verzamel informatie over wat ik nodig heb om een les te geven. En dat schrijf ik kort uit. De volgende actie die ik heb uitgevoerd is een afspraak inplannen met mijn contactpersoon bij de HAN. Want waar mag het precies over gaan ? En wat is de context? We maken een afspraak om kennis te maken. Ik krijg meer informatie en reflecteer of dit is wat ik ook wil en kan. Ik plan tijd hiervoor in mijn agenda en ga aan de slag. Waarbij ik me steeds de vraag stel en wat nu. Het lijkt wel een projectplanning.” Herkenbaar?

Plannen kan iedereen.

In het lokaal kijken de studenten me aan met een blik van herkenning.” Ja, als dat plannen is kan iedereen dat wel!” roept er een. Ja, dat is het wel. Waar veel studenten, net als veel andere ondernemers trouwens, tegenaan lopen is het volhouden van een goede planning van hun activiteiten. Als een verandering noodzakelijk is om productiever en plezieriger te werken zal je daar wel voldoende aandacht aan moeten geven. Zonder dat je daar energie in stopt verandert er uiteindelijk niets. Maar dat is logisch!

Efficiënt plannen.

Een tweede veel voorkomende opmerking ging over:  "Wat is nu effectief of moet het toch liever efficiënt zijn?" Zo, daar gaan we gelijk de kant op waar ik van geniet. "Kan het ook allebei?" vroeg ik de mensen in de zaal? Het nadenken en overtuigen van elkaar wat nu beter zou zijn begon meteen. Ze stonden nu zelf stil bij wat er bij plannen komt kijken. Het gesprek leidde tot de volgende opmerking:  Is de overtuiging, of in veel gevallen de belemmering, voldoende aanwezig om het jouw plangedrag te verbeteren? Het is niet zo dat wanneer je alle apps en instrumenten hebt je ineens beter gaat plannen. Je moet het wel doen.

Effectief plannen.

Opvallend was ook dat de meesten alleen hun afspraken inplannen. En de voorbereiding van zo’n afspraak dan? Het bleef angstvallig stil. Nee. Daar hadden ze nog niet zo bij stil gestaan. Is de afspraak dan zo effectief, laat staan efficiënt, wanneer je niet precies weet wat je nodig hebt voor die afspraak? Voer je dat gesprek dan op de automatische piloot.? Bereik je dan het resultaat wat je voor ogen hebt? Alles begint met voorbereiding. Een pen meenemen naar school bijvoorbeeld. Zo werkt het ook met plannen.

 

plannen-stress

Keuzestress.

Een van de studenten vertelde me dat het maken van de juiste keuzes bij het plannen zo moeilijk is. Dat kan ik me ook best voorstellen. Maar dat komt dat je het doel niet helder voor ogen hebt. Steven Covey verteld: “Begin with the end in mind.” Stel, je doel is dat je een manier aanleert die jou helpt bij het stressvrij en productief inzetten van jouw kwaliteiten en talenten. Dat betekent dat jij een manier mag vinden waarbij jij het naar je zin hebt en je toegevoegde waarde hebt voor wie jij dat wilt. Dat kunnen je klanten zijn, je studiegenoten, jouw familie. Die keus maak je zelf. Het belangrijkste is dat jij regie neemt..

Doelgericht plannen.

Het stellen van een doel zorgt ervoor dat je richting hebt. Alleen al door het uitspreken van jouw ambities maak je het tastbaar. Als je ze dan naleeft bezorgt dat jou succes. Dit succes motiveert je om op deze weg verder te gaan. Het zorgt er verder voor dat je ambities uitspreekt en naleeft. En met het behalen van resultaten creëer je weer meer andere mogelijkheden. Het verheldert je besluitvormingsproces. En de definitie van succes bepaal je zelf. Voorafgaand aan plannen is het voor mij duidelijk dat je helder krijgt wat je doel van onderneming(of actie) is. Dan schat je in wat je nodig hebt om dit te bereiken. Je planning wordt hiermee veel effectiever.

plannen-leeg-je-hoofd

Leeg je hoofd.

Planning speelt zich dus veel meer in je hoofd af dan dat je misschien denkt. Dat prachtige hoofd met die megacomputer kan je soms danig in de weg zitten. Zorg er dus voor dat jij je hoofd regelmatig leegt maakt. In de methode van David Allen “Getting things done” geeft hij de tip, je hoofd leeg te schrijven. Ga dertig minuten zitten en schrijf alles wat in je hoofd zit op een los vel papier. Dit dient dan als basis voor je takenlijst in jouw inbox. Je hoofd moet je gebruiken om aan iets te werken en niet om aan iets te denken. Zelf doe ik dit al een tijd zo en ik moet zeggen het werkt. Bekijk en beoordeel elk los vel je en maakt er indien nodig een eerstvolgende actie van. Zo simpel is het.

Doen!

De eerstvolgende actie kan van alles zijn. Kern is dat je die actie ergens uit of inzet. Je doet het meteen als het in minder dan twee minuten kan of je plant het in, delegeert het of gooit het weg. Makkelijk zat. Toch? En reflecteer wekelijks of deze manier van werken je bevalt of dat je ze nog kan verbeteren. Als je er meer over wilt weten lees dan eens het boek van David Allen. Je haalt er vast, net als ik, waardevolle tips uit.

Hieronder heb ik een aantal tips voor je op een rij gezet. Ze helpen je bij het maken van een betere planning voor jouw werk en leven. Uiteindelijk leidt dit naar een stressvrij en gelukkiger leven. Tenminste als je daarvoor kiest.

Tips om beter te plannen:

  • Denk voor je doet.
  • Zorg voor een doel, weet waarvoor je die taak inplant.
  • Maak je hoofd leeg.
  • Noteer alle concrete taken en afspraken, óók de terugkerende acties.
  • Gebruik een planner die bij jou past. (Trello, Asana etc.)
  • Werk een taak tegelijk af.
  • Gebruik de twee-minuten-regel.
  • Neem een beslissing en volg die op met een actie.
  • Verzamel taken zoveel mogelijk op een vaste plek.(inbak of map eerstvolgende actie)
  • Verminder piekmomenten.
  • Plan realistisch.
  • Maak een prioriteitenlijst.
  • Plan op productieve momenten.(ochtend- of avondmens)
  • Plan taken met ruime tijd inschatting.(opdracht uitvoeren, telefoongesprek met klant)
  • Plan altijd een (korte) pauze. Of dit tijdens het studeren is of tijdens het werken, na een pauze kun je fris aan de slag en ben je productiever.
  • Neem elke avond je planning door en werk de taken voor de volgende dag bij.
  • Reflecteer iedere week. Wat ging goed, wat kan beter en pas indien nodig je planning en werkwijze aan
  • Het afstrepen van afgeronde taken werkt motiverend en geeft een mentale boost!
  • Plan dus ook tussendoor een moment voor jezelf waarin je kunt bijkomen van alle drukte.
  • Gebruik een planbord, zo creëer je fysiek overzicht

Mocht je nu nog niet genoeg tips hebben, of je wilt hulp bij het doen. Ik wil je er graag bij helpen. Maken we er een mooi plan van.

Ervaar jij stress bij het zien van jouw agenda?

Wil jij effectiever plannen?
Top

Wil jij niets meer missen?

Abonneer je dan op de nieuwsbrief!











NL Leert door: nieuws

De subsidiepot voor loopbaanadvies voor 2020 is leeg! Voor 2021 is er weer budget vrij gemaakt. Wil je toch al eerder hiermee beginnen, informeer dan naar het speciale aanbod. Zo hou je toch grip op je carrière.

Zoek jij een coach, maak dan nu een afspraak voor een gratis intakegesprek!

Ontdek jouw talent en hoe je dat optimaal leert benutten!

Mail me hier voor een afspraak.