Effectief communiceren is geen kunst? Hier zijn 7 tips.

 

We praten allemaal veel op een dag. Communiceren heet dat. Praat jij met of tegen iemand? In mijn gesprekken met coachees merk ik dat mensen eerder geneigd zijn tegen iemand te praten. En niet alleen tegen mij. Interessant als je realiseert dat het grootste gedeelte van mijn cliënten in een dienstverlenend beroep werkzaam is. Er is nog voldoende uitdaging. Of het nu gaat om een commerciële buitendienst functie of wanneer je als zelfstandig ondernemer jouw klanten te woord staat. Er is altijd wel ruimte voor verbetering als je dit wenst.  Effectief communiceren is geen kunst?  Mijn vraag is dan ook: Hoe effectief communiceer jij eigenlijk? Hier zijn 7 tips!

Praatjes?

Een van de opmerkingen die ik regelmatig hoor is: "Als je een vlotte babbel hebt, dan zul je wel makkelijk contact leggen." Dat lijkt misschien wel zo. Ik herinner je even aan de reclame van de autoverkoper met die denkbeeldige aai over de bol van het kind en “het mevrouwtje dat een autootje komt kopen”. Staan je nekharen al overeind? Bij mij wel. Een voorbeeld van een vlotte babbel maar het effect is dat “het mevrouwtje”snel een deur verder gaat kijken. Effectief communiceren is meer dan alleen dan een mooi praatje. Het gaat over jouw gedrag en de verbale en non-verbale uitingen die daar bij horen. Wat voor jouw effectief is kan trouwens voor een ander helemaal niet werken. Dat is waar de uitdaging ligt. Effectief communiceren is geen kunst! Je kunt het gewoon leren. Hieronder volgen 7 tips!

 

Wees authentiek.

Authenticiteit is belangrijk wanneer je met anderen communiceert. Blijf daarom dicht jezelf bij het voeren van gesprekken met klanten of collega's. Speel geen rol en gebruik woorden die je normaal ook gebruikt. Als jij veel technische termen gebruikt doe dat dan ook in het gesprek. Als jij het ineens gaat vereenvoudigingen zou je gesprekspartner kunnen denken dat je hem of haar niet serieus neemt. “Hij denkt zeker dat ik achterlijk ben.” Of andersom ben je ineens die interessante uitslover. Je gedrag is verantwoordelijk voor 70% van de impact van je communicatie. Zorg er dan ook voor dat je gedrag in overeenstemming is met wat je zegt en uitstraalt.

Creëer een goede sfeer.

Creëer een situatie die prettig is voor beiden. Mensen zijn erg gevoelig voor sfeer en de toon van je stem speelt hierbij een grote rol. Uit onderzoek blijkt dat de manier waarop je iets zegt 23% van je communicatie beïnvloedt. Als jij een vriendelijke zelfverzekerde toon inzet zal je gesprekspartner dit als prettig ervaren. Als de sfeer goed is zorgt dit voor het vergroten van vertrouwen en sta je eerder open voor een goed gesprek. Het is dan makkelijker om te gaan met kritiek en te investeren in de relatie. En dat merkt je gesprekspartner meteen.

Blijf positief.

Zet jouw negatieve gedachten of gevoelens over wat je hoort even aan de kant. Het is heel makkelijk om gelijk in de verdediging te gaan maar dat zal het gesprek niet positief beïnvloeden. Als je merkt dat ze opkomen pak dan even een moment voor jezelf. Dat kan heel eenvoudig zonder dat iemand het merkt. Adem even in en weer uit, bal je vuisten en ontspan ze en de spanning vloeit weg. Zo ben je eenvoudig weer bij de les. Mocht het echt teveel worden kun je dit ook bespreekbaar maken. Doe dit dan wel, als je weer rustig bent. Het mooie van emoties is dat jij ze zelf kunt bepalen en ook in een gesprek.

Wees oordeelloos.

Beoordeel je gesprekspartner niet tijdens het gesprek. Het is volkomen logisch dat je mensen beoordeelt vanuit je eigen referentiekader. Het helpt je echter niet wanneer je verbinding wilt maken met de ander. Zet je oordeel eens uit. Probeer alleen te luisteren en vragen te stellen over wat je hoort, merkt en ziet. Dat is niet makkelijk maar het helpt je te verplaatsen in de gedachten van de ander. Reageer niet gelijk met: "Dat had ik ook...." Neem een actieve luisterhouding aan en maak oogcontact. Je luistert dan met aandacht. Hierdoor vind jij de behoefte of het verlangen van degene met wie je praat veel sneller. Je hebt vervolgens de keuze om er iets mee te gaan doen. Dat is toch je doel?

Stel een doel.

Heb je eigenlijk wel een doel dat je wil bereiken in een gesprek? Ik herken het nog van mijn tijd als account manager dat ik van de ene naar de andere afspraak snelde. Stond ik buiten en dacht ik “Shit, ben ik dat nog vergeten te vragen!” Daar moet ik wat mee dacht ik nadat ik dit inzag. Toen ik eenmaal meer voorbereiding in mijn agenda plande werden mijn gesprekken direct effectiever en kon ik in de gesprekken veel actiever luisteren. Ik hoefde immers niet meer zoveel te denken over het gesprek. Hierdoor verslapte mijn aandacht minder en bleef ik goed in contact met mijn relaties.

Complimenteer.

Geef jij wel eens een compliment tijdens een gesprek? Gewetensvraag! Het komt minder vaak voor dan je denkt maar het werkt. Mits gemeend natuurlijk. Persoonlijk ben ik ervan overtuigd dat je wanneer je iets geeft je meer bereikt dan dat je komt halen. Dat geldt ook voor je communicatie. Als je graag anderen helpt is dit redelijk eenvoudig. Geven is heel makkelijk Je kunt simpelweg vragen: Waarmee kan ik je helpen? Of je geeft zomaar een tip. Help iemand door hen in contact te brengen met een ander. Zomaar? Ja, waarom? Omdat het kan en iemand helpen voelt fijn. En je staat soms verstelt van de reactie. Ik zou het ook fijn vinden als anderen mij helpen. Jij toch ook? Er is wel een aandachtspunt bij het geven; Beloof zeker geen dingen die je niet waar kunt maken. Dan is het gauw gedaan met je betrouwbaarheid.

 

Wees open en glimlach.

Eerder had ik het al over gedrag en hier noem ik specifiek lichaamstaal. Een glimlach, een rechte rug en armen langs je lichaam zorgen voor een open indruk. Je nodigt anderen als het ware uit om contact met je te maken. En dan kijk je of de ander dit beantwoord met hetzelfde gedrag. Zo ja, dan kan het gesprek beginnen. Glimlach vriendelijk en stap er op af. Maar wat zeg je dan? Die eerste zin is natuurlijk het belangrijkst. De drukte in je hoofd staat op het punt te beginnen, is het wel goed? Het moet creatief zijn en... Hoeft niet! Stel een open vraag zoals bijvoorbeeld: hoe is het vandaag met je? Ja goed, ik heb het wel erg druk? Oh ja, hoe komt dat? Nou van de afdeling ….Zo simpel is het. Je geeft aandacht in het gesprek en luistert.

Ik heb je hierboven 7 tips gegeven over hoe je effectief communiceert. Doe er je voordeel mee in de gesprekken met jouw relaties. En er zijn er nog veel meer te noemen. Je hebt er vast ook een aantal die meteen toe te passen zijn. Wil je daar meer over weten of even sparren, neem dan eens contact op met mij. Ik gun je nog veel meer tips. Jij kunt ook leren effectiever te communiceren. Effectief communiceren is geen kunst!